При формировании годовой отчетности необходимо учесть все расходы, в том числе и те, по которым еще нет полноценных первичных документов. Такой порядок учета расходов - вне зависимости не только от движения денег, но и от наличия первички - в международной практике называется методом начислений. Главная задача бухгалтера, который этот метод применяет, - не пропустить расходы, в том числе пока еще не подтвержденные документами. Как это сделать?

Прежде всего можно использовать документы, полученные от контрагентов по факсу или электронной почте, ведь в них есть все данные, необходимые для учета расходов. Кроме того, необходимо отслеживать периодические расходы - коммунальные, транспортные, расходы на оплату аренды и электроэнергии. Их величина известна и без документов поставщиков. Скажем, арендная плата каждый месяц перечисляется в одном и том же размере. Плата за электричество изменяется, но ее размер можно определить исходя из данных о потребленной электроэнергии и действующих тарифов. А если размер расхода нам известен и мы уверены в том, что он уже произведен, у нас есть возможность этот расход учесть.

До принятия нового ПБУ 8 такие расходы обычно учитывали так же, как и все остальные, то есть на основании бухгалтерской справки отражали проводками по дебету затратных счетов и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". А когда поступала полноценная первичка, корректировали данные о расходах и кредиторской задолженности, если, конечно, в том была необходимость.

При составлении отчетности за 2011 год расходы, временно не подтвержденные первичными документами, нужно рассматривать как оценочные обязательства и признавать их в бухучете путем формирования резерва. Как именно это делается, мы поговорим чуть позже. Сейчас остановимся на том, что, несмотря на изменения в порядке учета, такие расходы должны быть признаны при формировании финансового результата за отчетный год. Иначе этот результат будет завышен, и при существенной величине расходов отчетность уже нельзя будет признать достоверной.

Что делать с этими расходами в налоговом учете? Здесь все зависит от того, когда именно в нашем распоряжении окажутся подтверждающие их первичные документы. Если документы поступят до представления в инспекцию годовой декларации, такие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль за отчетный год. Поскольку с окончания года до представления декларации обычно проходит не меньше 2 месяцев, в большинстве случаев именно так и происходит.

Тем не менее документы по отдельным расходам могут поступить и позже. И тогда вопрос о том, показывать ли их в годовой декларации, остается на усмотрение конкретного бухгалтера, ответственного за формирование налоговой отчетности. Возможно, он уверен в том, что документы хоть и с опозданием, но все же поступят. Такая уверенность может быть обоснованной, если компания уже давно работает с каким-то поставщиком и бухгалтер знает, что при необходимости с ним всегда можно договориться об оформлении недостающих документов. Или если речь идет о поставках внутри группы компаний, когда поступление документов можно ускорить, обратившись за содействием в головную компанию. В таких случаях расходы можно учесть в декларации за прошедший год.

Но, как правило, абсолютной уверенности в том, что документы поступят, у бухгалтера нет. Поэтому в годовой декларации отражаются только те расходы, которые уже подтверждены документами, пусть и полученными после окончания года. А расходы по "опоздавшим" документам признаются уже в следующем году. Благо сейчас организациям разрешено учитывать ранее не учтенные расходы прошлых периодов в текущем году, а не сдавать уточненные декларации.

Принимать к вычету НДС по расходам, еще не подтвержденным документами, и тем более не имея на руках счетов-фактур, не стоит. Декларация по НДС за IV квартал сдается намного раньше годовой декларации по налогу на прибыль. Крайний срок - 20 января, и к этому времени счета-фактуры могут так и не прийти. Поэтому вполне возможна ситуация, когда стоимость каких-либо услуг в бухгалтерском и налоговом учете будет учтена в расходах 2011 года, а НДС по ним принят к вычету только в I квартале 2012. Но тут уже ничего не поделаешь.