Когда у компании договоров немного, нет необходимости систематизировать и вести их учет. Но это скорее исключение, с каждым днем договоров все больше и больше. Не запутаться в них, а также отслеживать сроки исполнения, систематизировать всю нужную информацию в одном месте и держать ее всегда под рукой поможет специальный журнал учета. Универсальной формы нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец).
Структура журнала может быть разной. К примеру, если компания заключает договоры с одними и теми же клиентами, в журнале можно выделить для каждого из них отдельные страницы. Если договоров с каждым клиентом немного, можно организовать алфавитный учет по названию контрагента.
В журнал учета договоров можно включить любые графы, которые понадобятся финансовой службе. Как правило, это входящий номер и вид договора, наименование контрагента, стоимость. Кроме того, в журнал можно включить графу «Срок действия» - с ее помощью проще следить за необходимостью пролонгации договора.
Есть две важные графы, которые позволят контролировать оплату по договору и его исполнение в целом. Это «Срок оплаты» и «Отметка об исполнении». С точки зрения контроля над расчетами удобнее вообще вести два журнала. В одном регистрировать только договоры, по которым деньги должны вам. А во втором - по которым должна платить ваша компания. Так будет проще соблюдать свои сроки оплаты и проверять сроки, в которые обязаны уложиться контрагенты.
Кстати, в компаниях, где есть и финансовая служба, и юридическая, иногда параллельно ведут журналы учета одних и тех же договоров. Были случаи, когда налоговики обнаруживали, что данные в журналах не совпадали, и делали вывод, что у финансовой службы отражены только «нужные» соглашения. Это давало повод подозревать в сокрытии выручки. Поэтому по возможности лучше вести общий журнал.
ООО «Компания»
Журнал учета гражданско-правовых договоров, по которым платит ООО «Компания»
Ответственный за ведение журнала: бухгалтер Павлова Валентина Павловна
Номер и дата дого- вора | Контр- агент | Вид до- говора | Номер дого- вора у контр-агента | Сумма дого- вора (руб.) | Срок оплаты | Срок дейст- | Отмет- ка об испол- нении |
1503/1 от 15.03.10 | «Опто- вик» (ЗАО, по- ставщик) | Постав- ка | Нет | 60 000 | 15.04.10 (пред-оплата 30%) 14.10.10 (оста- ток) | 15.03.10- 15.10.10 | Предо- плата полу- чена 10.04.10 |
1503/2 от 15.03.10 | «Органи-зация» (ООО, исполни- тель) | Воз- мезд- ное ока- зание услуг | 153-Д | 120 000 | 10 рабо- чих дней после под- писания акта | 15.03.10- 14.03.11 | Рас- |
... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
< Предыдущая | Следующая > |
---|